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Empfehlungen zum Führen von Auswahlgesprächen

Planen Sie frühzeitig den Ablauf der Auswahlgespräche und klären Sie organisatorische und inhaltliche Details (z.B. Fragenkatalog, Arbeitsproben, etc.) sowie die Zusammensetzung des "Auswahlgremiums".

Für die Zusammensetzung von Auswahlgremien gilt: Besser nur 2-3 Personen, dafür alle Teilnehmenden mit aktivem Part im Gespräch (z.B. Fachvorgesetzte/r, KollegIn aus der DLE/Fakultät und/oder Mitglied des Recruiting-Teams)

Bei Auswahlgesprächen für Positionen mit Leitungsfunktion bzw. einer eventuell stattfindenden zweiten Auswahlrunde sollte die jeweilige DLE-Leitung bzw. Dekanats-/Fakultätsleitung (bzw. gegebenenfalls weitere Personen im Verantwortungsbereich der Stelle) hinzugezogen werden.

DLE- bzw. fakultätsspezifische Richtlinien sind bei der Zusammensetzung der Auswahlgremien zu berücksichtigen!

Bei der Einladung von BeweberInnen zu Auswahlgesprächen ist darauf zu achten, dass immer eine Kontaktperson direkt in der ausschreibenden Organisationseinheit genannt wird, falls jemand sein Kommen kurzfristig absagen muss.
Veranschlagen Sie für Auswahlgespräche – je nach Position - genügend Gesprächs- und Nachbereitungszeit. Als unterer Richtwert für Gespräche gelten 20 Minuten sowie 10 Minuten Nach- und Vorbereitungszeit für den/die nächste BewerberIn.
Laden Sie pro Gesprächstemrin immer nur eine/n BewerberIn ein und vermeiden Sie so, dass ein/e weiter/r BewerberIn warten muss.
Die Dauer der Abschlussdiskussion (Zusammenführung der Einzelbewertung) ist abhängig von der Anzahl der geführten Gespräche. Als Faustregel kann bei vier Personen von 15-20 Minuten ausgegangen werden.

Es empfiehlt sich für den Gesprächsablauf, vorab eine Aufteilung der Themen/Fragen und entsprechenden Funktionen zu besprechen, festzulegen und beizubehalten, um für die Endbewertung eine Vergleichsgrundlage zu haben.

 
Empfehlung:

  • Begrüßung/Moderation durch ein Mitglied des Recruiting-Teams 
  • Fragen zu Lebenslauf und Motivation sowie Fragen zu Fach- und Methodenkompetenzen durch den/die direkte/n Vorgesetzte/n
  • Fragen zu Sozialkompetenzen durch eine/n KollegIn aus der DLE/Abteilung/Institut
  • Kurze Vorstellung der Organisationseinheit, Beantwortung von Fragen seitens des BewerberIn sowie Gehaltsvorstellung durch den/die Vorgesetzte
  • Organisatorisches und Gesprächsabschluss durch den/die ModeratorIn
Arbeiten Sie im Auswahlgespräch vorrangig mit situativen Fragestellungen. Einige gängige Fragestellungen, um Schlüsselkompetenzen anzusprechen, haben wir für Sie in einem Fragenkatalog zusammengefasst.
Vermeiden Sie im Gespräch Suggestivfragen wie z.B. "Der Umgang mit schwierigen GesprächspartnerInnen liegt Ihnen, oder?"
Zur Feststellung von Schlüsselkompetenzen (z.B. Rechtschreibung, Texte verfassen, Excelkenntnisse) können kurze, der ausgeschriebenen Position entsprechende, Arbeitsproben vor dem eigentlichen Gespräch eingeplant werden. Diese sollten jedoch in der Einladung zum Auswahlgespräch angekündigt werden.
Kurze persönliche Notizen zu den Antworten der BewerberInnen erleichtern die Schlussbewertung im Anschluss an die Gespräche. Um die BewerberInnen nicht zu verunsichern, weisen Sie am Beginn des Gesprächs darauf hin, dass Sie sich Notizen machen.

Nach dem offiziellen Frageteil empfiehlt es sich, die Universität/die Organisationseinheit/die Subeinheit und jeweilige Hauptaufgaben, Verantwortungsbereiche sowie die MitarbeiterInnen-Struktur kurz vorstellen. Wenn vorhanden, Informationsmaterial und/oder Organigramm zur Veranschaulichung bzw. zum Mitgeben bereithalten.

Wenn nicht bereits in den Bewerbungsunterlagen angegeben, erfragen Sie die Gehaltsvorstellungen der BewerberInnen im Gespräch und nennen Sie Ihrereseits einen realistischen Gehaltsspielraum für die ausgeschriebene Stelle. Gehaltsraster des Kollektivvertrags bereithalten.

Nennen Sie zum Abschluss des Gesprächs einen Zeitpunkt, bis zu dem Sie sich für eine/n BewerberIn entschieden haben wollen. Ideal sind persönliche telefonische Zu- und Absagen durch die Führungskraft, um den eingeladenen KandidatInnen die Möglichkeit für inhaltliches Feedback zu geben.

Im Anschluss an die Gespräche empfiehlt sich eine strukturierte Bewertung aller gehörten KandidatInnen durch Diskussion und Zusammenführung der Einzelergebnisse. Idealerweise kommt es zu einer Einigung des Auswahlgremiums auf einen Dreiervorschlag  - oder es fällt die Entscheidung für eine zweite Auswahlrunde.
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