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Empfehlungen für Führungskräfte und EntscheidungsträgerInnen

zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie an der Universität Wien


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Vorbemerkung

Die vom Vizerektorat Personalentwicklung und Internationales eingesetzte Arbeitsgruppe „Vereinbarkeit“ hat sich mit der gelebten Praxis der Vereinbarkeit von Familie und Beruf an der Universität auseinandergesetzt. Die nachfolgenden Empfehlungen sollen dazu dienen, Bewusstsein für dieses Thema zu schaffen und gleichzeitig konkrete Handlungsempfehlungen zu geben. Sie sind von der grundsätzlichen Absicht getragen, die Bedürfnisse von MitarbeiterInnen und die Bedürfnisse der Universität auszubalancieren. Die Empfehlungen richten sich insbesondere an Führungskräfte und EntscheidungsträgerInnen der Universität, haben nur teilweise rechtlich bindenden Charakter, sind aber dennoch eine klare Richtschnur für den Umgang mit MitarbeiterInnen mit Betreuungspflichten.
 

I Kommunikation und Arbeitszeit

Verlässliche und sozial verträgliche Kommunikationszeiten sind Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen (Wissenschafts-)Betrieb. Um einen familienfreundlichen Umgang mit Arbeitszeit zu erreichen, werden folgende Vorgehensweisen empfohlen:

1. Familienfreundliche Terminkultur:

a. Termine sollten möglichst zwischen 09:00 und 16:00 Uhr angesetzt und Termine an Randzeiten und am Wochenende grundsätzlich vermieden werden. Wenn nicht anders möglich, muss unbedingt eine gewisse Vorlaufzeit gegeben sein.

b. Ein konkreter Startzeitpunkt und ein (verbindliches) Ende von Terminen sollte bereits vorab vereinbart werden.

c. Wichtige Termine sollten nicht an schulfreien Tagen angesetzt werden.

d. Präsenztermine und wichtige Besprechungen sollten in gesicherten Betreuungszeiten abgehalten werden.

2. Arbeitszeiten und Ruhezeiten: Nachhaltige Leistungsfähigkeit setzt Erholungsphasen und einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Commitment von MitarbeiterInnen voraus. MitarbeiterInnen sollten zur Konsumation ihres Urlaubs angehalten werden. Die Führungskraft soll dabei selbst als Vorbild fungieren.

3. E-Mails außerhalb der Arbeitszeit: Wochenenden bzw. Zeiten, in denen MitarbeiterInnen nicht erreichbar sind, sind zu respektieren. Um auch individuellen Arbeitsrhythmen gerecht zu werden, ist das Versenden von E-Mails außerhalb der Arbeitszeit zwar zulässig, derartige E-Mails sollen den MitarbeiterInnen aber nicht vermitteln, dass sie zur Arbeit in der arbeitsfreien Zeit aufgefordert werden.

4. Arbeitszeiteinteilung: In regelmäßigen Abständen (z. B. im Quartal) sollen die geleisteten Arbeitsstunden mit Hilfe der Arbeitszeitaufzeichnung mit dem/r MitarbeiterIn besprochen werden. Dabei sollte die Vereinbarkeit der Arbeitszeit mit familiären Verpflichtungen explizit thematisiert werden. Ebenso sollte das Jahresgespräch genutzt werden, um das Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu besprechen. Die dabei beschlossenen Vereinbarungen sollten, sofern betriebliche Notwendigkeiten dies zulassen, verbindlich sein.

5. Präsenzzeiten und Urlaub: In Arbeitskontexten mit der Notwendigkeit von fixen Präsenzzeiten (z. B. Parteienverkehr, Öffnungszeiten) sind Betreuungspflichten bei der Einteilung der MitarbeiterInnen zu berücksichtigen. Ebenso sollten MitarbeiterInnen mit Betreuungspflichten vorrangig die Möglichkeit haben, ihren Urlaub in schulfreien Zeiten zu konsumieren (Schulsemesterferien, Weihnachtsferien, Ostern, Juli/August)

II Werdende Eltern als MitarbeiterInnen

Eine Schwangerschaft im Arbeitsbereich der jeweiligen Führungskraft stellt ein freudiges Ereignis dar. Im Umgang mit werdenden Müttern und Vätern sind jedoch folgende Punkte zu beachten:

1. Auftrag zur Informationseinholung: Nach Kenntnisnahme über eine Schwangerschaft einer Mitarbeiterin, sollten sich Führungskräfte spezifische Informationen betreffend Arbeitssicherheit und Arbeitsrecht beschaffen.

2. Änderung der Arbeitsorganisation: Universitätsassistentinnen praedoc und postdoc, die wegen und während ihrer Schwangerschaft an der Durchführung notwendiger Labortätigkeiten gehindert sind, soll während der Schwangerschaft und für diese Labortätigkeiten eine entsprechende Unterstützung (z. B.: StudienassistentIn) bereitgestellt werden, im Bedarfsfall finanziert aus den Vorsorgefondsmitteln.

3. Beziehung zur Universität während der Abwesenheit (Mutterschutz, Elternkarenz):

a. Gespräch vor Mutterschutz bzw. Elternkarenz: Die Führungskraft sollte sich nach den Wünschen der Gestaltung der Elternkarenz (z. B. völlige Abwesenheit, weiterhin geringfügige Beschäftigung, Lehrtätigkeit, Weiterbildung) und den Rückkehrplänen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin erkundigen (Zeitpunkt, Stundenausmaß etc.). Achtung: Werdende Mütter haben das Recht die Inanspruchnahme und Dauer einer unmittelbar anschließenden Elternkarenz erst am Ende der Schutzfrist bekanntzugeben; (werdende) Väter acht Wochen nach der Geburt.

b. Teilnahme und Stimmberechtigung in Gremien: Karenzierungen jedweder Art sind als Entbindungen von Pflichten, aber nicht von Rechten zusehen. Karenzierte Personen dürfen während ihrer Karenzierung daher weiterhin an Gremien und Kommissionen stimmberechtigt teilnehmen.

c. Kontakthalten während der Elternkarenz erleichtert den Wiedereinstieg der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters sowohl für ArbeitgeberIn als auch für ArbeitnehmerIn. Es sollte daher vorab vereinbart werden, in welcher Form Kontakt gehalten werden kann (z. B. durch eine konkrete Kontaktperson) und welche Informationen weitergegeben werden sollen (Zusenden von internen Protokollen, Einladungen zu Vorträgen, Veranstaltungen des Instituts, Projektberichte, interne E-Mailverteiler etc.).

d. Jahresgespräche sollten auch mit karenzierten MitarbeiterInnen möglich sein, sofern dies von ihnen gewünscht wird.

e. Rückkehrplanung: Etwa drei Monate vor der Rückkehr an den Arbeitsplatz sollte mit dem/der MitarbeiterIn Kontakt aufgenommen werden, um den konkreten Ablauf der Rückkehr zu besprechen (definitives Rückkehrdatum, Stundenausmaß, Lage der Arbeitszeit etc.). Zu diesem Zeitpunkt sollte in den meisten Fällen auf Grund diverser gesetzlicher Fristen bereits Klarheit darüber bestehen, ob Änderungen in der ursprünglichen Rückkehrplanung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters vorgesehen sind (z. B. Verlängerung Elternkarenz, Beantragung Elternteilzeit).

III Gestaltung des Wiedereinstiegs und Umgang im Arbeitsprozess

Der Wiedereinstieg von Müttern und Vätern in das universitäre Erwerbsleben ist aktiv zu gestalten und bei der Arbeitsorganisation ist auf die besonderen Bedürfnisse Rücksicht zu nehmen. Auf eine familienfreundliche Arbeitszeitorganisation inklusive Kommunikationszeiten wurde bereits hingewiesen.

1. Wiedereinstieg: In den ersten Tagen nach der Rückkehr sollte ein Startgespräch stattfinden, an dem auch weitere relevante MitarbeiterInnen teilnehmen können. Mögliche Themen: Veränderungen im Arbeitsbereich während der Abwesenheit, Übergabe von Arbeitsbereichen, neue Projekte, Lehrplanung, neue KollegInnen, notwendige Weiterbildungen z. B. neue Software, neue Aufgaben etc.

2. Stillzeiten: Stillenden Mitarbeiterinnen steht gesetzlich Stillzeit innerhalb der Arbeitszeit zu. Rücksichtnahme auf stillende Mitarbeiterinnen sollte daher als selbstverständlich gehandelt werden.

3. Ausnahmesituationen: In Ausnahme- und Notfällen kann unter der Bedingung, dass der Arbeitsbetrieb und andere MitarbeiterInnen nicht gestört werden, das Mitbringen von Kindern an den Arbeitsplatz von der/vom direkten Vorgesetzten bewilligt werden.

4. Lehrveranstaltungsplanung: Auf Lehrterminmöglichkeiten von Lehrenden mit Betreuungspflichten ist vorrangig Rücksicht zu nehmen.

IV Umgang mit Schwangeren bei der Bewerbung

Aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen und im Einklang mit dem Frauenförderungsplan der Universität wird auf die Situation von Schwangeren im Bewerbungsprozess aufmerksam gemacht.

1. Die Entscheidung über das Einstellen bzw. die Ablehnung einer Kandidatin darf nur auf ihre Qualifikation bezogen sein und muss daher unabhängig von einer bestehenden Schwangerschaft getroffen werden.

2. Kinderbetreuungszeiten (Arbeitszeitreduktion, Abwesenheiten etc.) im Lebenslauf sind bei der BewerberInnenauswahl sowohl bei Männern als auch bei Frauen zu berücksichtigen und dürfen zu keinem Nachteil im Auswahlverfahren führen (siehe auch Frauenförderungsplan).

Kontakt

T: +43-1-4277 123 01


Personalwesen und Frauenförderung
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