DocuSign - Vertragsunterzeichnung

Mittels DocuSign stellen wir Verträge und Nachträge digital und sicher zur Verfügung. Sie können Ihren Vertrag bzw. Nachtrag direkt signieren, eine Registrierung oder Anmeldung sind dafür nicht erforderlich. Die Retournierung des unterzeichneten Dokuments an die Personaladministration erfolgt automatisch.
Wir möchten hervorheben, dass Sie zum Unterschreiben des Dokuments mittels DocuSign auch keine elektronische Signatur benötigen. D.h. um DocuSign zu nutzen, sind keine Handysignatur oder Bürgerkarte (bzw. keine entsprechende Registrierung für diese Services notwendig).

Anleitungen und FAQs finden Sie weiter unten.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den HR-ServiceDesk - „Fragen zu DocuSign und Arbeitsverträgen“. Bitte geben Sie hierbei Ihre Vertragsnummer (die ersten vier Zahlen des Dokumentennamens) bekannt.

 DocuSign - Benutzungshandbuch

DocuSign - Benutzungshandbuch deutsch .pdf

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Anleitungsvideo DocuSign - Vertrag unterzeichnen

FAQs DocuSign

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  • Ich habe meinen Arbeitsvertrag über eine E-Mail-Adresse von DocuSign erhalten. Ist die Adresse vertrauenswürdig?

    Ja, elektronisch übermittelte Arbeitsverträge von dse@eumail.docusign.net werden von der Universität Wien mit dem Betreff „Dokument(e) zum Unterzeichnen stehen bereit“ versendet und sind vertrauenswürdig:

  • Wie muss ich mit dem (über DocuSign) elektronisch übermittelten Vertrag weiter verfahren?

    Einerseits die Gegenzeichnung über DocuSign. Andererseits (weiterhin) die händische Unterfertigung des Dokuments, mit anschließender Retournierung per Email an personaladministration@univie.ac.at oder auf dem Postweg.

    Wer sich für die erste Option, die Gegenzeichnung über DocuSign, entscheidet, kann diese in Form

    • eines vordefinierten Stils von DocuSign,

    • einer (mit Maus oder Touch) gezeichneten Signatur bzw. Initialen oder

    • eines hochgeladenen Bildes der eigenen Unterschrift vornehmen.

    Alle drei Varianten sind rechtswirksam.

    Sie müssen kein Datum der Unterzeichnung angeben, da dieses automatisch verarbeitet wird.

    Bevorzugen Sie es dennoch, Ihr Dokument mittels Handysignatur oder händisch zu unterzeichnen, so können Sie das Dokument über den DocuSign Link als PDF herunterladen und unterschrieben an personaladministration@univie.ac.at retournieren.

  • An welche E-Mail-Adresse wird mein Vertrag gesendet?

    Der Vertrag wird grundsätzlich an Ihre dienstliche E-Mail-Adresse endend auf „@univie.ac.at“ gesendet. Waren Sie bislang noch nicht an der Universität Wien beschäftigt, erhalten Sie Ihren Vertrag an Ihre private Emailadresse.

    Überprüfen Sie bitte auch Ihren SPAM-Ordner.

  • Ich habe keine E-Mail mit meinem Vertrag erhalten. Was soll ich tun?

    Kontrollieren Sie bitte den Posteingang sowie SPAM-Ordner Ihrer dienstlichen und privaten Emailadresse. Haben Sie keine E-Mail erhalten, wenden Sie sich bitte an den HR-ServiceDesk.

  • Wie lange habe ich Zeit, um den Vertrag zu unterzeichnen?

    Der Link zur Unterzeichnung des Dokuments ist 21 Tage lang gültig. Sie erhalten rechtzeitig vor Ablauf insgesamt zwei Erinnerungs-E-Mails.

    Nach Verstreichen der Frist wenden Sie sich bitte an den HR-ServiceDesk. Wir stellen Ihnen den Link anschließend erneut zur Verfügung.

  • Wo finde ich meine Vertragsnummer?

    Die ersten vier Ziffern des Dokumentennamens geben die Vertragsnummer an:

     Bitte unterschreiben Sie das Dokument 0001_2022-08-31_212330_AUP Vertrag2_MP_02

    Sie wird zudem oben rechts auf der ersten Seite Ihres Vertrages bzw. Nachtrags angedruckt. Alternativ finden Sie die Vertragsnummer auch in Ihrer Dienstzeitbestätigung, die Sie demnächst unter hrfi.univie.ac.at in der App „Bestätigungen“ einsehen können.

  • DocuSign fragt nach der Eingabe eines Passworts. Muss ich mich registrieren?

    Nein, eine Registrierung ist nicht notwendig. Sie können den Schritt überspringen, indem Sie unten auf „NEIN DANKE“ klicken. Eine Kopie Ihrer Dokumente erhalten Sie auch ohne Registrierung direkt im Anschluss per E-Mail.

  • Die Adresse auf meinem Vertrag ist nicht mehr aktuell, kann ich trotzdem unterzeichnen?

    Ja, mit Ihrer Unterschrift kommt Ihr Vertrag dennoch rechtsgültig zustande. Eine Adressänderung können Sie uns ab Vertragsbeginn, unter hrfi.univie.ac.at in der App „Anschrift“ bekanntgeben.

    Sollten sich neben der Adresse noch andere Daten geändert haben oder Korrekturen notwendig sein, wenden Sie sich bitte an den HR-ServiceDesk - „Fragen zu DocuSign und Arbeitsverträgen“.

  • Der Vertrag ist inhaltlich nicht korrekt, wie kann ich ihn ändern lassen?

    Sollten sich neben der Adresse noch andere Daten geändert haben oder Korrekturen notwendig sein, wenden Sie sich bitte an den HR-ServiceDesk - „Fragen zu DocuSign und Arbeitsverträgen“.

  • Was bedeuten die sonstigen Aktionen „Später fertig stellen“ sowie „Drucken und signieren“?

    „Später fertig stellen“ bedeutet, dass der aktuelle Stand des Dokuments gespeichert wird und die Fertigstellung (Signatur) zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden kann.

    „Drucken und signieren“ bietet die Möglichkeit, den Vertrag auszudrucken und z.B. auf Papier zu signieren. Wählen Sie „Drucken und Signieren“ à „Hochladen“ à „Weiter“ à „Herunterladen“.

    Sie können das Dokument anschließend direkt über Docusign oder per Email an personaladministration@univie.ac.at retournieren.